Comment améliorer sa gestion du temps ?

Dans un quotidien rythmé par les obligations et les imprévus, savoir bien organiser son temps est donc devenu indispensable.
Gérer son temps efficacement est alors la clé pour être plus productif, mieux équilibrer ses priorités et réduire le stress.
En adoptant des méthodes d’organisation simples et adaptées à son rythme, il devient ainsi possible de limiter la procrastination, prioriser ses tâches et atteindre ses objectifs plus sereinement.

Découvrez comment améliorer sa gestion du temps, en bénéficiant de 24 astuces et conseils pour bien gérer son temps et mieux s’organiser.

Pourquoi améliorer la gestion de son temps ?

Améliorer sa gestion du temps est alors devenu un enjeu central, dans un monde de sollicitations constantes et de priorités multiples.
Entre obligations professionnelles, projets personnels et imprévus du quotidien…savoir organiser efficacement ses journées en adoptant une bonne organisation, permet ainsi de :

gagner en efficacité ;
mieux équilibrer vie professionnelle et personnelle ;
être plus productif ;
réduire le stress ;
mieux privilégier ses priorités.

Optimiser son organisation, hiérarchiser ses tâches et adopter des méthodes de planification adaptées, sont ainsi des leviers essentiels pour mieux maîtriser son emploi du temps.
Apprendre comment améliorer sa gestion du temps, c’est alors investir dans une meilleure performance, un équilibre de vie renforcé et une efficacité durable.

Découvrez des astuces et conseils pratiques pour améliorer la gestion de votre temps au quotidien :

Optimisez votre temps journalier avec des conseils simples pour mieux organiser vos tâches, rester productif et profiter de chaque journée ;
Maîtriser votre emploi du temps en découvrant comment hiérarchiser vos priorités, limiter la procrastination et gagner en efficacité rapidement ;
Gagner du temps facilement grâce à des méthodes pratiques pour structurer vos journées et atteindre vos objectifs sans stress.

Le Timeboxing

La technique du Timeboxing est une stratégie de gestion par bloc de temps, basée sur des objectifs définis dans un délai raisonnable (2 à 3 heures maximum conseillées).

Le time-boxing consiste alors à répartir des longues tâches en plusieurs petits blocs de temps, correspondant chacun à une tache plus courte.
En divisant votre travail en différents blocs de temps entre-coupés de pauses et répartis sur toute une période, cela vous permet ainsi de progresser plus efficacement et d’éviter de saturer en faisant la même tâche trop longtemps.

Grâce au Timeboxing, il vous sera alors possible d’éviter de procrastiner, tout en conservant un rythme de travail efficace.

Le Time blocking / Blocage du temps

Le Time blocking est une méthode ayant pour but de bloquer du temps, non pas pour une tâche spécifique (comme le Timeboxing), mais pour plusieurs tâches semblables.

Une fois que vous êtes parvenus à identifier vos priorités (journalières ou bien hebdomadaires), regroupez alors chaque tâche commune ensemble, afin de les planifier ensuite dans un même bloc de temps.
La technique du Time blocking vous permettra ainsi d’accomplir plusieurs tâches connexes de façon plus efficace, en profitant d’une concentration adaptée au travail à réaliser.

La technique Pomodoro

L’utilisation de la technique Pomodoro consiste à effectuer des tâches pendant une période courte, puis faire une pause avant de reprendre une autre période courte de travail…et répéter ainsi cela plusieurs fois.

L’objectif est alors de contrôler précisément le temps de chaque session de travail et de pause avec un chronomètre, réveil, minuteur…

Afin de mettre en pratique la méthode Pomodoro, vous devez donc respecter chaque étape suivante :

Lister d’abord l’ensemble du travail à effectuer ;
Le répartir ensuite en plusieurs petites tâches spécifiques d’une durée de 25 minutes chacune ;
Planifier alors une pause de 5 à 10 minutes entre chaque tâches pour vous reposer ;
Travaillez ainsi en effectuant une tâche suivie d’un repos et augmentez la durée de la pause de 20 à 30 minutes après la 4ème tâche.

Pour que la méthode de travail Pomodoro soit la plus efficace possible, il est alors impératif de vous isoler suffisamment, en éliminant toutes sources pouvant parasiter votre concentration (smartphone sur silencieux, environnement adapté…).

La méthode Eat the Frog / Avalez le crapaud

Pour comprendre la méthode « Eat the Frog » (« Avalez le crapaud »), il faut d’abord connaitre cette citation dont elle en est dérivée :

Si vous devez avaler un crapaud, mieux vaut le faire en premier dès le matin.
Mark Twain

La stratégie Eat the Frog a donc pour objectif de vous encourager à commencer par effectuer en premier, les tâches les plus importantes qui sont volumineuses et pénibles, avant de faire les autres.
Le plus dur étant souvent de se mettre au travail, le fait de s’attaquer en premier aux priorités les plus longues et/ou difficiles, vous permet ainsi d’être mieux disposé à les réaliser et d’avoir une meilleure gestion du temps.
Quand vous avez ensuite terminé d’« avaler le crapaud », il ne vous reste plus qu’à faire les tâches secondaires moins contraignantes.

La loi de Pareto / règle des 80/20

La célèbre loi de Pareto connue également sous l’appellation « règle des 80/20 », peut s’avérer être une stratégie de gestion du temps efficace.
Son principe est de consacrer 20% de temps / d’efforts, afin de produire 80% des résultats attendus.

Pour appliquer le principe de Pareto, il vous faut donc identifier les actions à entreprendre dans un laps de temps réduit, permettant d’effectuer une grande partie des tâches principales à réaliser.
Cela implique aussi de savoir dire non à des tâches qui ne sont pas primordiales à vos objectifs.
L’objectif est alors de concentrer votre temps sur ce qui est le plus productif, pour optimiser l’efficacité de votre travail au maximum.

La To-Do list

L’un des grands classiques en méthode de gestion du temps, la liste des choses à faire (« To-do-list »).

Le principe d’une « To-do-list » est alors très simple :

lister les choses à faire ;
les classer ensuite par ordre de priorité ;
les barrer quand elles sont réalisées.

Une To-DO list peut être faite sur un simple papier / post-it avec un stylo, ou bien avec un outil informatique.
Sa simplicité n’enlève en rien son efficacité, car utiliser des listes de choses à faire au quotidien, vous aidera ainsi à mieux gérer votre temps.

La méthode Getting Things Done (GTP) / Faire avancer les choses

La méthode « Getting Things Done » (GTD) qui signifie littéralement en français « Faire avancer les choses », est une solution d’organisation du temps basée sur 5 étapes à suivre :

noter toutes les tâches à réaliser (carnet de notes, to-do list, post-it…) ;
déterminer une action spécifique à chaque tâche pour la réaliser ;
organiser et planifier les tâches suivant leur niveau de priorité et de complexité ;
revoir et réajuster l’ordre et l’importance des tâches au fil du temps ;
passer à l’action en exécutant les tâches comme indiqué sur la méthode GTD.

En respectant et appliquant chacune de ces étapes, vous parviendrez ainsi à mieux maîtriser votre gestion du temps et à « faire avancer les choses ».

La matrice d’Eisenhower

Une autre solution pour améliorer la gestion de son temps est d’employer la matrice d’Eisenhower, appelée aussi matrice de Merrill & Covey ou bien matrice d’urgence-importance.
Cette méthode de gestion du temps utilise un concept de répartition en quatre quadrants, correspondant à chaque niveau de priorité des tâches à accomplir :

Quadrant 1 pour les tâches urgentes et importantes, à effectuer en priorité ;
Quadrant 2 pour les tâches importantes et non urgentes, à faire avant qu’elles ne soient aussi urgentes ;
Quadrant 3 pour les tâches urgentes et non importantes, à réaliser uniquement si cela ne peut être évité (interruptions, imprévus…) ;
Quadrant 4 pour les tâches non urgentes et non importantes, à se débarrasser (distractions inutiles, tentations superficielles…).

En segmentant vos tâches du quotidien en 4 niveaux de priorités dans cette matrice, vous parviendrez ainsi à mieux vous focaliser principalement sur les tâches urgentes et importantes du Quadrant 1.

Dans une recherche de solution pour mieux gérer son temps et optimiser sa productivité, cette méthode de priorisation peut alors être la solution qu’il vous faut.

La méthode Moscow

La méthode de Moscow est une technique de hiérarchisation des tâches, basée sur l’évaluation de leur importance et de leur impact.
Le nom « MoSCoW » est un issu de l’acronyme « MSCW », désignant ainsi :

« M » (Must have this) pour les tâches cruciales qui imposent d’être impérativement réalisées en priorité ;
« S » (Should have this if at all possible) pour les tâches essentielles qui doivent être effectuées tant que possible ;
« C » (Could have this if it does not affect anything else) pour les tâches dites secondaires qui n’ont aucun impact sur les autres tâches et peuvent être commencées après avoir terminées celles des « M » et « S » ;
« W » (Won’t have this time but would like in the future) pour les tâches non indispensables qui peuvent être reconduites ou bien abandonnées.

Ce concept d’organisation matricielle, est alors utilisé pour identifier l’impact de chaque tâche et en déterminer l’importance.
De façon plus directe, la méthode MoSCoW se résume en :

« Must have » (Tâche vitale) ;
« Should have » (Tâche essentielle) ;
« Could have » (Tâche de confort) ;
« Won’t have » (Tâche de luxe) ;

Évaluer et combiner les critères d’urgence et d’importance d’une tâche, pour l’associer ensuite à l’une des lettres principales de la méthode MoSCoW qui lui correspond, vous fera ainsi progresser en priorisation pour la gestion des tâches.

Définir ses objectifs

Une bonne gestion du temps commence tout d’abord par une définition des objectifs à atteindre.
Cette première étape est cruciale, car elle détermine ainsi les lignes conductrices à suivre pour parvenir à gérer son temps efficacement.

Que ce soit la fatigue, l’envie de procrastiner, les interruptions diverses…nombreux sont alors les obstacles pour vous faire dévier du chemin qui conduit à la réussite.
Il est donc primordial de savoir vous fixer un objectif, d’y attribuer chaque tâche nécessaire à faire pour le réaliser et de vous y tenir jusqu’au bout.
En fonctionnant ainsi, vous vous apercevrez qu’améliorer sa gestion du temps n’est pas un privilège réservé qu’aux autres.

Regrouper les tâches

Afin de gagner en efficacité et d’optimiser la gestion de son temps, il est alors recommandé de regrouper les tâches similaires.
Cette pratique a pour but d’améliorer sa productivité, en effectuant ainsi plusieurs tâches du même genre dans un moment approprié, comme par exemples :

traiter les e-mails reçus en fin de matinée ;
grouper les courses en une seule fois dans la semaine ;
planifier plusieurs rdv à la suite dans le même secteur géographique ;
…

L’essentiel est donc de concentrer votre temps d’activité et non de le disperser, en groupant efficacement toutes les tâches qui peuvent l’être.

Organiser son emploi du temps et planifier ses tâches

Sans une planification quotidienne des tâches bien préparée, il ne peut y avoir de bonne gestion du temps.
D’où l’importance alors de s’efforcer à planifier correctement l’ensemble des tâches à réaliser par jour, par semaine…en respectant ainsi un schéma spécifique :

identifier l’importance de chaque tâche, afin d’en établir une hiérarchie par priorité ;
répartir les journées en blocs de temps dédiés au regroupement de plusieurs tâches communes ;
prévoir des moments de pauses entre 2 blocs de temps de travail, pour récupérer et rester productif ;
fixer des échéances atteignables / raisonnables pour réaliser les tâches et s’y tenir jusqu’à la fin (pas de report envisageable sous risque de procrastiner) ;
éliminer au maximum les sources de perte de temps (distractions, interruptions…) ;
réajuster la planification des tâches si nécessaires.

Sans ce fil conducteur pour vous guider que représente un planning quotidien, vous risquer alors de vous perdre en chemin et de ne pas atteindre vos objectifs.
Vous l’aurez donc compris, une planification stratégique est indispensable pour améliorer votre gestion du temps, lutter contre la procrastination et optimiser votre productivité au fil du temps.

Privilégier les priorités

Savoir prioriser les tâches à accomplir est alors décisif en matière de gestion du temps.
Pour cela, il faut identifier le niveau de priorité de chaque tâche afin de pouvoir ensuite privilégier en premier, celles qui sont le plus prioritaires.

Suivant le type d’organisation du temps utilisé, l’identification de l’importance d’une tâche peut ainsi varier :

tâche urgente / importante (Quadrant 1 de la matrice d’Eisenhower) ;
tâche vitale (« Must have this » avec la méthode MoSCoW) ;
tâche cruciale ;
tâche critique ;
…

En déterminant ce qui est prioritaire à réaliser, vous parvenez donc à cibler plus précisément vos objectifs principaux et à progresser plus efficacement pour les atteindre.

Agir aux bons moments

Il y a des moments plus propices que d’autres pour accomplir certaines tâches.
Savoir comment bien gérer son temps, c’est aussi connaître le bon moment pour effectuer chaque action.

Afin de ne pas perdre de temps inutilement, il est donc conseillé d’analyser le temps passé par journée, pour identifier les périodes plus appropriées à la productivité des tâches prioritaires et celles à consacrer au reste (tâches secondaires, pauses, repas…).

Chaque personne et situation de vie étant différentes, les moments les plus productifs à privilégier peuvent être alors :

en début de journée (juste après le levé, pendant la matinée) ;
vers midi (avant la pause déjeuner) ;
au cours de l’après-midi (juste après la pause déjeuner et avant que la digestion ne commence, avant le début de soirée) ;
en soirée (avant le dîner ou bien après) ;
un jour précis de la semaine plutôt qu’un autre ;
le week-end ;
après une activité de loisir ;
suite à une période de repos ;
…

Une gestion du temps idéale n’est pas écrite à l’avance, elle se découvre au fil du temps par la pratique et la remise en question permanentes.

Faites alors la chasse au temps perdu et optimisez au maximum vos périodes les plus productives.
Adaptez votre emploi du temps, planning…pour que vous soyez le mieux disposé à réaliser vos tâches, pendant le meilleur moment.

Prendre de l’avance

Acquérir une bonne gestion de son temps, implique également d’apprendre à anticiper.
Comme il n’est pas possible de tout prévoir à l’avance, notamment les imprévus qui ont pour effets de freiner l’évolution d’un planning quotidien, prendre de l’avance doit devenir un réflexe à adopter.

Consacrez alors un court moment vers la fin de votre planning journalier, pour préparer la journée suivante et adapter le prochain planning en conséquences.
Dans le cas où tout votre travail de la journée serait terminé plutôt que prévu, profitez-en pour avancer celui du lendemain et dégager ainsi du temps disponible à utiliser comme réserve (imprévus, avancement pour le jour d’après…).
Conservez tant que possible de l’avance dans la gestion de votre planification quotidienne et vous bénéficierez ainsi d’un avantage précieux que beaucoup de personnes n’ont pas : du temps de libre.

Apprendre à dire non

Une gestion du temps ne peut être bien maîtrisée si l’on dit oui à tout…mais pour autant, savoir dire « non » n’est pas toujours facile.

Que ça soit dans la vie privée comme dans la vie professionnelle, nombreuses sont les sollicitations qui arrivent de tous bords et pour lesquelles on n’ose pas dire non :

crainte de décevoir / déplaire ;
excès de gentillesse ;
sentiment de ne pouvoir refuser ;
faiblesse pour s’imposer ;
peur de ne pas être en bonne position / à la hauteur pour répondre par un refus ;
…

Le fait de ne pas oser dire non, vous sera souvent plus source de problème que d’avoir refusé.
La gestion de son temps impose de faire des choix spécifiques et de s’y tenir…il n’y a donc pas de place pour accomplir des demandes extérieures imprévues, éliminez-les au maximum.

Préserver votre capital de productivité, en ne cédant pas à ce type de contre-temps que la vie vous met sur votre chemin.
Savoir s’affirmer et s’imposer aux autres en refusant toute demande présentant un risque de surmenage, n’est pas destinés qu’à certaines personnes…avec calme, confiance en soi et un peu de tact pour expliquer votre refus, vous pouvez alors y arriver !

Arrêter de vouloir tout faire en même temps

Il est assez fréquent de vouloir faire plusieurs choses en même temps, notamment quand on a un planning chargé.
Cependant, le travail multitâche s’avère en réalité moins bénéfique que l’on se l’imagine et contribue même à réduire la productivité.

Malgré le fait d’avoir le sentiment de pouvoir effectuer plusieurs choses en même temps, le cerveau humain traite en fait une tâche à la fois et passe d’une à l’autre rapidement.
Le résultat est assez souvent le même, un niveau de productivité qui n’est pas au rendez-vous et une augmentation rapide de la fatigue, dû à la surcharge de sollicitations que subit le cerveau.

Focalisez-vous alors sur une seule et même tâche, afin de pouvoir vous concentrer dessus suffisamment et de la réaliser dans les meilleures conditions possibles.
Une bonne concentration axée sur une tâche spécifique plutôt que sur plusieurs, vous permettra ainsi de préserver votre qualité de travail et votre gestion du temps.

Savoir déléguer

Ce n’est un secret pour personne, rares sont les fois où l’on puisse tout accomplir seul.
Savoir gérer son temps implique à un moment ou bien un autre, de devoir déléguer à quelqu’un.

Pour parvenir à déléguer un travail à une autre personne, il vous faut tout d’abord identifier le niveau de compétences requis et ensuite trouver la personne idéale qui sera capable de le réaliser.
Suivant la tâche à effectuer, il est parfois même préférable de la déléguer à quelqu’un de plus compétent que soi.

Apprendre à déléguer certaines tâches, vous permettra ainsi de :

libérer du temps pour réaliser les tâches principales ;
éviter d’être surchargé et de finir en burn-out ;
profiter du savoir-faire d’autres personnes mieux disposer pour faire un travail spécifique ;
devenir plus productif.

Faites alors confiance aux bonnes personnes, en leurs déléguant des tâches qui ne nécessitent pas obligatoirement votre présence pour les réaliser.
Comme le dit ainsi ce proverbe africain :

« Tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin. »

Éviter les interruptions

Être dérangé est un obstacle fréquemment rencontré quand on travaille.
Véritables sources de ralentissements dans la gestion du temps, les interruptions (conversations, appels, SMS, e-mails, notifications…) sont une nocivité pour la productivité qu’il faut alors éliminer le plus possible.

Afin d’agir en ce sens, il vous est donc recommandé de prendre certaines dispositions pour éviter tout risque d’être interrompu pendant le travail :

mettre votre smartphone sur mode « silence / ne pas déranger » ;
prévenir votre entourage personnel et/ou professionnel, des plages horaires pendant lesquelles vous n’êtes pas disponible et on ne doit pas vous déranger ;
filtrer le plus possible toutes distractions qui pourraient venir couper votre concentration ;
utiliser des outils numériques de types bloqueurs (site web, notification…) ;
…

Limiter toutes sollicitations et autres coupures diverses, vous est donc primordial pour préserver un bon niveau de concentration et de productivité au quotidien.

Organiser son environnement

Un environnement de travail en désordre ou bien carrément saturé, est une conséquence plutôt fréquente.
Seulement voilà, un espace de travail qui n’est pas rangé, est souvent synonyme de mauvaise organisation et cela se répercute ensuite négativement sur la productivité.

Avec une charge de travail conséquente à effecteur quotidiennement, on a vite fait de se retrouver avec un bureau, un ordinateur…où s’accumule :

papiers / documents ;
dossiers / fichiers ;
notes / post-it ;
livres / catalogues ;
devis / factures ;
…

Pour vous éviter de perdre du temps dans un désordre et d’affecter à la baisse la qualité de votre productivité, prenez alors l’habitude de ranger.
Même si vous n’êtes pas de nature ordonnée, il vous faut alors mettre en place une routine quotidienne, consistant à mettre de l’ordre dans votre environnement de travail.
Cela n’a pas pour objectif de vous faire devenir maniaque, mais plutôt de rester productif et d’améliorer votre gestion du temps.

Lutter contre la procrastination

Qui n’a pas déjà été tenté à un moment, de repousser à plus tard une tâche à faire ?

Ce comportement connu sous le nom de « procrastination », est tout simplement le premier ennemi de la productivité qui affecte principalement la motivation.
Il est ainsi plus facile de se dire que l’on peut reporter une tâche, plutôt que de la faire maintenant.

Cette tentation de procrastiner est alors à bannir de votre état d’esprit, si vous souhaitez conserver votre productivité et améliorer votre gestion du temps.
Rares sont les tâches à faire qui ne nécessitent pas un minimum de motivation pour les réaliser.
Ne succombez pas alors au vice et optez plutôt pour la vertu, en accomplissant ce que vous devez faire quand cela doit être fait.

Faire des pauses pour se reposer

Un travail de qualité ne peut le rester que s’il est alors accompagné de temps de repos.
Il arrive souvent d’être tellement absorbé dans son travail, au point de ne plus en compter les heures.
L’issue de cela est que travailler avec un rythme effréné conduit inévitablement à du surmenage, voire au burnout.

Il est donc primordial d’inclure dans votre gestion du temps de travail, des moments de pauses réguliers pour récupérer.
Vous n’êtes pas une machine et la fatigue a pour effet de faire baisser ainsi votre niveau de productivité…évitez-donc de vouloir en faire trop et trop longtemps.
D’où l’importance alors de planifier des temps pour se reposer entre 2 périodes de travail, afin de pouvoir vous déconnecter et vous ressourcer.

Privilégiez plutôt un rythme de travail avec des moments de repos, pour rester en forme et productif.

Utiliser un outil de gestion du temps

L’idéal pour parvenir à gérer son temps correctement, est alors d’avoir recours à l’utilisation d’un outil numérique spécifique.

Aujourd’hui, nombreux sont les outils de gestion du temps (logiciel informatique, application mobile, site Internet, IA…) auxquels on peut avoir accès facilement.
Afin de pouvoir bien organiser sa gestion du temps et gérer ses plannings des tâches, il est alors conseillé d’utiliser un outil d’automatisation et de productivité.

En effectuant une recherche sur Internet, vous trouverez ainsi diverses outils pour gérer et organiser son temps :

outil / gestionnaire de planning ;
outil de gestion de projet ;
outil de liste des taches ;
outil pour gérer sa productivité ;
…

Sélectionnez donc celui qui vous convient le mieux et qui vous accompagnera dans la gestion de vos tâches au quotidien.
Profitez alors des atouts qu’apporte ce type de solution numérique pour améliorer la gestion de votre temps.

Effectuer des bilans régulièrement

Comme rien n’est vraiment figé dans le temps, il arrive souvent que l’on doive réajuster son planning et l’adapter en conséquences.
Dans une recherche constante d’amélioration de la gestion de son temps, effectuer régulièrement un bilan de progression est une solution à mettre en œuvre.

Prenez donc comme habitude de faire une révision périodique (journalière, hebdomadaire…).
Cette revue vous permettra ainsi de voir comment vous progresser dans votre travail et d’adapter la planification des prochaines tâches, afin de cibler au mieux vos objectifs.